Wspólnotę mieszkaniową tworzy ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Wspólnota mieszkaniowa jest organizacją powołaną przez ustawę w celu prawidłowego działania i istnieje z mocy prawa.

Wspólnota mieszkaniowa powstaje z chwilą wyodrębnienia pierwszego lokalu mieszkalnego i przeniesienia jego własności na podmiot inny niż dotychczasowy właściciel nieruchomości gruntowej.

Zarząd może zostać powierzony „notarialnie“ osobie fizycznej lub prawnej zgodnie z art 18 ust.1 Ustawy o własności lokali. Zmiana sposobu zarządu nieruchomością wspólną wymaga podjęcia uchwały właścicieli lokali tworzących wspólnotę mieszkaniową zaprotokołowanej przez notariusza podczas zebrania ogółu właścicieli.

Wspólnota jeśli zarząd nie jest powierzony notarialnie to wtedy na zebraniu ogółu właścicieli wybiera zarząd – zgodnie z art 20 ust. 1 Ustawy o własności lokali.

Członkami zarządu mogą był wyłącznie osoby fizyczne wybrane spośród właścicieli lokali lub spoza ich grona.

Zarząd wspólnoty kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach pomiędzy wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali.

Zarząd podejmuje czynności zwykłego zarządu samodzielnie. Czynności przekraczające zakres zwykłego zarządu podejmuje na podstawie uchwały wspólnoty akceptującej tę czynność i upoważniającej zarząd do jej podjęcia.

Tak, są obowiązkowe i bardzo ważne, ponieważ zgodnie z artykułem 61 ustawy Prawo budowlane nakłada na właściciela lub zarządcę budynku obowiązek utrzymywania i użytkowania nieruchomości zgodnie z określonymi zasadami.

1. Zarządca nie zajmuje się sprawami Wspólnoty z należytą starannością, nie poświęca jej uwagi.
2. Zarządca przedstawiania rozliczenia w sposób niejasny lub wadliwy.
3. Zarządca ignoruje zgłoszenia lub czas załatwienia przez niego sprawy ciągnie się w nieskończoność
4. Zarządca nieudolnie próbuje odzyskać długi lub po prostu tego nie robi.

Zmiana zarządcy nie jest żadnym problemem dla zarządu czy właścicieli mieszkań. Jednak obawy przed zmianami są normalne. Często nawet jeśli jesteśmy niezadowoleni z usług nic nie zmieniamy, ponieważ boimy się, że będzie jeszcze gorzej.

Należy pamiętać, że zarządca ma utrzymywać budynek w stanie niepogorszonym oraz świadczyć właścicielom mieszkań usługi z należytą starannością. Tak więc gdy mamy wrażenie, że zarządca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków warto porozmawiać z zarządcą a jeśli rozmowy nie przyniosą efektów to warto pomyśleć nad jego zmianą.

Zamiana zarządcy dla właścicieli mieszkań jest bezproblemowa, ponieważ nowy zarządca bierze na siebie wszystkie formalności.

Najłatwiej zgłosić się do nowego zarządcy, który zbada sprawę, przygotuje wzory dokumentów i wskaże, jakie kroki dalej podjąć. Zazwyczaj zmiana jest bardzo prosta i szybka, ale  w niektórych przypadkach wymagana jest pomoc osoby wykwalifikowanej. Odnosi się to głównie do małych Wspólnot, w których skłóceni sąsiedzi skutecznie blokują działania. Najlepiej więc skontaktować się z nowym zarządcą i uzyskać informację.

Mała Wspólnota Mieszkaniowa (7 lokali i mniej)

Najczęściej występująca sytuacja – gdy zarząd we Wspólnocie sprawowany jest zgodnie z Kodeksem cywilnym (gdy nie zmieniano umową notarialną sposobu zarządu):

1. Właściciele podpisują wypowiedzenie umowy o zarządzanie.
2. Wręczenie wypowiedzenia dotychczasowemu zarządcy.
3. Po upływie umownego okresu wypowiedzenia umowa przestanie obowiązywać.
4. Zawarcie umowy o zarządzanie z nowym zarządcą.
5. Podpisanie przez właścicieli umowy z nowym zarządcą.
6. Nowy zarządca odbiera wszystkie dokumenty Wspólnoty od poprzedniego zarządcy.

Rzadziej występująca sytuacja  – gdy zasady zarządu we Wspólnocie zostały zmodyfikowane poprzez umowę właścicieli zawartą w formie aktu notarialnego:

W takim przypadku konieczny jest kontakt z nowym zarządcą w celu przeanalizowania umowy, ponieważ jest to sytuacja nietypowa, wymagająca każdorazowo innego działania.

Duża Wspólnota Mieszkaniowa (więcej niż 7 lokali)

Najczęściej występująca sytuacja – gdy zarząd we Wspólnocie sprawowany jest zgodnie z ustawą o własności lokali (tzn. jest wybrany kilkuosobowy zarząd):

1. Przygotowanie pisemnego wypowiedzenia, które podpisują członkowie zarządu.
2. Wręczenie wypowiedzenia dotychczasowemu zarządcy.
3. Po upływie umownego okresu wypowiedzenia umowa przestanie obowiązywać.
4. Zawarcie umowy o zarządzanie z nowym zarządcą.
5. Nowy zarządca odbiera wszystkie dokumenty Wspólnoty od poprzedniego zarządcy.

Sytuacja – gdy zarząd we Wspólnocie został powierzony  w akcie notarialnym lub w uchwale zaprotokołowanej przez notariusza –  przy sprzedaży nowych mieszkań przez dewelopera (art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali):

Właściciele lokali, którzy posiadają razem co najmniej 10% udziałów w  nieruchomości wspólnej podpisują i składają zarządcy pismo, w którym:

1. Wnioskują o zwołanie zebrania.
2.  Sporządzają porządek zebrania oraz propozycje uchwały w sprawie zmiany sposobu zarządu zgodnie z art. 20 ustawy o własności lokali.
3. Na zebranie musi przyjść notariusz, który zaprotokołuje uchwałę. Powinien go zaprosić zarządca, ale może to zrobić również członek Wspólnoty.Podczas zebrania właściciele podejmują uchwałę, w której zmieniają zarządcę.
4. Nowy Zarząd powinien dokonać aktualizacji wpisu w księdze wieczystej w dziale III o zmianie sposobu zarządu.

Wszystkie dokumenty Wspólnoty są jawne dla właścicieli lokali. Każdy, kto chciałby zweryfikować poprawność np. rozliczeń ma prawo to zrobić.

Zarządca powinien umożliwić dostęp do dokumentów i pozwolić na sporządzenie notatek albo kserokopii. Każdy Zarządca powinien udzielić wyczerpującej informacji na pytania, ponieważ prawidłowo prowadzona dokumentacja, księgowość pozwala na szybkie sprawdzenie tego typu danych. Jeżeli mimo to mamy jakiekolwiek wątpliwości, zawsze możemy poprosić o pokazanie faktur, z których będzie niezbicie wynikało, jakie koszty i na czyją rzecz Wspólnota ponosi.